Rapportmenu's

De inhoud van een rapport bestaat uit de geselecteerde structuur (het rapport zelf) en een Dataset die de financiële gegevens bevat. De structuur bevat verschillende niveaus en (sub)totaaltellingen die open- en dichtgeklapt kunnen worden. Het laagste niveau bevat de individuele grootboekrekeningen. In de kolommen van het rapport wordt de inhoud (financiële cijfers) getoond, afhankelijk van het getoonde niveau van de structuur. Standaard worden cijfers op maandbasis weergegeven.

De weergave van cijfers kan echter aangepast worden door de gebruiker. De standaardrapporten van Factview en alle rapporten die de gebruiker zelf maakt (structuurviews), hebben een rapportmenu. Dit menu bestaat uit 3 kleine knoppen die links van het rapport worden getoond, zie onderstaande afbeelding.

De (drie) rapport menu's van een rapport staan aan de linker bovenkant van een rapport

Hieronder wordt het onderste rapportmenu toegelicht:

Datamenu

De onderste knop van het rapportmenu toont het Datamenu. Met dit menu wordt aangegeven welke gegevens in het rapport getoond moeten worden (op basis van datasets) en de wijze waarop gegevens getoond worden (op basis van dimensie niveaus, voor zover aanwezig in de gegevens), en kan op de getoonde gegevens ingezoomd worden.

Rapportmenu: Data

De inhoud van een rapport bestaat uit de geselecteerde structuur en een combinatie van datasets voor de getoonde financiële gegevens. De structuur wordt aan de linkerkant getoond. De verschillende niveaus en (sub)totaaltellingen kunnen open- en dichtgeklapt worden. Het laagste niveau bevat de grootboekrekeningen. De bedragen worden in de kolommen van het rapport getoond op het niveau van de structuur.

Voorbeeld video van het Datamenu van een rapport

Toelichting Datamenu

Hieronder worden de functies en opties van het datamenu toegelicht.

Opnieuw laden (BLAUWE cirkel)

Opnieuw ‘laden’ (“refreshen”) van het rapport waarbij alle getoonde gegevens in het rapport opnieuw uit de database worden opgehaald. De geselecteerde instellingen van het rapport blijven echter ongewijzigd. Deze functie wordt weergegeven met een blauwe cirkel.

Reset instellingen (RODE cirkel)

Hiermee wordt het rapport en de geselecteerde instellingen volledig gereset. Het rapport wordt daarmee teruggezet naar de oorspronkelijke situatie. De dataset wordt teruggezet naar Actuals. Deze functie wordt weergegeven met een rode cirkel.

Dataset

Het selecteren van de gegevens die getoond moeten worden in het rapport. Dit gebeurt aan de hand van datasets. Aan een dataset zijn een of meer importsets gekoppeld (zie menu: hoofdmenu/importsets). Het selectievenster toont alleen de datasets die gegevens bevatten.

Aanvullen met

Met deze knop kan een andere dataset worden geselecteerd om de gegevens hiervan in het rapport te combineren. De gegevens van de 2 datasets worden in dat geval achter elkaar gezet, vanaf een bepaalde maand. Het selectievenster toont alleen de datasets die gegevens bevatten en nog niet gebruikt worden in het rapport.

Aanvullen vanaf

Het bepalen van de maand waarop de gegevens van de andere dataset moeten ingaan. De totaalkolom van het rapport telt bedragen van beide datasets bij elkaar op voor de getoonde maanden.

Tonen met (3x)

Deze knoppen hebben betrekking op de geselecteerde 2e, 3e, of 4e dataset. Hiermee wordt aangegeven óf en op welke wijze de 2 datasets met elkaar vergeleken moeten worden.

De selectie van de dataset die als 2e (of 3e of 4e) dataset in het rapport moet worden getoond. Er kunnen maximaal 4 datasets naast elkaar getoond worden. Het selectievenster toont de datasets + jaartal die gegevens bevatten en nog niet gebruikt worden in het rapport.

Nadat een Dataset is geselecteerd kan met het knopje ervóór aangegeven worden welke extra weergave gewenst is. Hiermee wordt een aparte kolom toegevoegd in het rapport met bijvoorbeeld het verschil tussen de bedragen.

De keuzes hierbij zijn:

• Minus (verschil): geeft het verschil tussen de 1e dataset en 2e dataset aan, in aparte kolommen.

• Plus (som): telt bedragen van beide datasets op in een aparte kolom.

• Vermenigvuldigen met (product): vermenigvuldig de bedragen van beide datasets in een aparte kolom.

• Delen door (quotiënt) en (percentage): deelt de bedragen van beide datasets in een aparte kolom

• Tonen met: dit is de standaardinstelling waarbij de 2 datasets naast elkaar worden weergegeven, zonder berekeningen.

Dimensie

Met deze knop wordt de dimensiewaarde geselecteerd. Een dimensie is een nadere verbijzondering van gegevens, bijv. een kostenplaats of kostendrager. In de administratie wordt in dat geval een bedrag op een grootboekrekening geboekt én op een dimensie als extra specificatie. Factview (her)kent de volgende dimensies:

• Kostenplaatsen

• Producten

• Projecten

• Kostendragers

• Journaal

• Relaties

Let op: De gekozen dimensie wordt weergeven in de laatste knop van het menu (zie hieronder). Als de onderliggende importsets van de dataset geen dimensie gegevens bevat, kan in dit menu wel de dimensie worden geselecteerd maar zullen er geen bedragen te zien zijn, zie toelichting onderaan deze pagina.

Kolommen

Deze knop bepaalt de weergave van bedragen in een rapport. De volgende opties zijn mogelijk:

• Totalen per periode (maand of 13 4-wekelijkse perioden)

• Totalen per (geselecteerde) dimensie

• Totalen per entiteit (alleen voor consolidatie dossiers)

Bij ‘Totalen per periode’ worden in de kolomkoppen de maanden getoond met de bijbehorende bedragen voor de betreffende periode. Bij ‘Totalen per dimensie’ worden in de kolomkoppen de waarden van de dimensie getoond. De bedragen worden echter als totaalbedragen getoond op basis van de perioden instelling (zie hierna).

Bij ‘Totalen per entiteit worden in de kolomkoppen de namen van de bedrijven getoond, die in de consolidatie zijn opgenomen. De bedragen per bedrijf worden hierbij als totaalbedragen getoond, op basis van de geselecteerde perioden instelling (zie hierna).

Toon cumulatief

Met deze knop kunnen de bedragen van het rapport op cumulatief of op periodemutaties worden bekeken. De resultatenrekening wordt standaard met periodemutaties bekeken. Balansrapporten standaard met cumulatieve bedragen. 

Rekeningdetails tonen

Met deze knop wordt het laagste niveau van het rapport getoond, op het niveau van grootboekrekeningen. Hierbij worden alle niveaus van de structuur getoond. De naam van de knop wijzigt vervolgens in ‘Verberg rekeningdetails’, om daarmee weer een beknopte weergave van het rapport te zien.

Perioden

Met deze knop worden de perioden (maanden) geselecteerd. Als een maand is aangevinkt worden de bedragen van deze maand in het rapport getoond. Het is mogelijk om selecties van maanden te tonen in een rapport. Een extra keuze is de ‘beginbalans’ (periode 0) en de optie ‘Bereken saldi inclusief verborgen perioden’ (onderaan het selectievenster). Met deze optie worden bedragen van de maanden die niet zijn aangevinkt, opgeteld bij de aangevinkte maanden. Bijvoorbeeld: indien periode 3, 6 en de optie ‘inclusief verborgen perioden’ aangevinkt zijn, levert dat als resultaat op: 2 kolommen in het rapport voor kwartaal 1 en 2.

Dit resultaat wordt eveneens getoond – als één bedrag – indien het rapport op dimensieniveau wordt weergegeven.

Geselecteerde dimensie bijv. Kostendrager

Deze knop toont alle mogelijke waarden van de geselecteerde dimensie. In het selectievenster kan een waarde worden geselecteerd, waarna rapport alleen de bedragen van de betreffende waarde zal weergeven (inzoomen op de dimensie waarde).

De optie ‘Alle mogelijkheden van de dimensie’ maakt de selectie ongedaan.